So erstellen Sie Lohnquittungen und buchen sie als Ausgaben

Schritt 1: Druckoptionen öffnen

Tippen Sie in der unteren Leiste der Lohnabrechnung auf Quittungen (nur PDF). Es öffnet sich Druckeinstellungen. Sie erhalten eine Lohnquittung pro Mitarbeiter, dessen Satz in der Projektwährung hinterlegt ist; wer in einer anderen Währung geführt wird, bleibt außen vor. Ist niemand in der Projektwährung hinterlegt, erscheint ein Hinweis und es wird nichts erstellt.

Schritt 2: Layout wählen

• Kopfzeile und Logo anzeigen: Deaktivieren Sie die Option für eine schlichtere Quittung ohne Kopf- und Fußzeile
• Papier sparen: zwei Quittungen pro Blatt (US-Letter bei Konten in den USA, in Kanada, Mexiko, Chile und Kolumbien, sonst A4), getrennt durch eine Schnittlinie
• Monatslohn: Quittung über den gesamten Lohn: erscheint nur, wenn der Lohn eines Mitarbeiters mit Monatslohn auf mehrere Projekte aufgeteilt ist. Aktiviert zeigt die Quittung den gesamten Lohn und die Aufteilung nach Projekt, deaktiviert nur den Anteil dieses Projekts

Schritt 3: PDF erstellen

Tippen Sie auf Bestätigen und PDF erstellen. Auf dem Handy und im Web öffnet die App die Optionen zum Speichern oder Teilen der Datei; am Computer wählen Sie den Speicherort, danach öffnet sich das PDF. Lohnquittungen zählen nicht zum Berichtslimit des Gratis-Plans, tragen aber ein Wasserzeichen: PDF-Berichtslimit und Wasserzeichen im Gratis-Plan

Schritt 4: Was auf der Lohnquittung steht

Jede Quittung enthält Zahlungsquittung, den Zeitraum, Name und Funktion, die Tage oder Stunden, den Einzelsatz, die Grundsumme und die Aufstellung Tag für Tag. Darunter folgen Vorschüsse und Prämie, mit bis zu 10 Zahlungen mit Datum (4 bei Papier sparen; ältere werden in einer Zeile zusammengefasst), der Auszahlungsbetrag (bei Pauschalvergütung Offener Betrag), die Empfangsbestätigung, ein Hinweis, dass die Quittung keine Entgeltabrechnung und kein anderes gesetzlich vorgeschriebenes Zahlungsdokument ersetzt, und Unterschriftszeilen. Der Projektname steht auf der Quittung und im Dateinamen.

Schritt 5: Prämien als Ausgaben buchen

Ist bei einer Prämie Prämie als Ausgabe buchen? aktiviert, wird der Schalter Ausgaben automatisch buchen? in der unteren Leiste aktiv. Aktivieren Sie ihn: Die Schaltfläche wird zu Quittungen (mit Buchung). Beim Erstellen wird jede markierte Prämie zu einer Ausgabe in Finanzen, mit dem heutigen Datum, ohne Phase und mit der Beschreibung Prämie/Zuschlag (Grund) – Name. Tagessätze, Löhne und Salden werden nie automatisch gebucht. Nur der Projekteigentümer kann in Finanzen buchen: Für einen eingeladenen Ingenieur sind beide Schalter ausgegraut und mit einem Schloss versehen; tippt er darauf, öffnet sich ein Fenster, das seine Rolle im Projekt zeigt und wer die Schalter nutzen kann.