Stap 1: Een nieuwe aankoop openen
Open het project en tik in het projectmenu op Inkoop. Tik daarna op Registreren. Het scherm Materiaal registreren opent.
Stap 2: De factuur toevoegen
Tik onder Facturen op Factuur scannen en kies:
- Document scannen (aanbevolen): opent de documentscanner van je telefoon, die meerdere pagina's aankan
- Foto maken of Kiezen uit galerij
Op een computer komt de factuur uit een afbeeldingsbestand. Zodra er een factuur is toegevoegd, verschijnt de schakelaar Factuur omzetten naar pdf: zet die aan om de factuur als PDF te bewaren.
Stap 3: Het materiaal fotograferen
Tik onder Foto's van het materiaal op Foto's toevoegen (zodra er foto's zijn toegevoegd, wordt de knop Meer toevoegen) en gebruik Foto maken of Kiezen uit galerij (meerdere) om te laten zien wat er op de bouwplaats is aangekomen. Foto's zijn optioneel. Tik op het rode kruisje op de miniatuur om een afbeelding te verwijderen.
Stap 4: De aankoopgegevens invullen
Vul onder Aankoopgegevens bij Omschrijving (materiaal of winkel) het materiaal of de winkel in (bijv. 50 zakken cement) en vul het Totaalbedrag in, in de valuta van het project. Beide zijn verplicht en het bedrag mag niet nul zijn.
Stap 5: In Financiën boeken
Staat Boeken in Financiën aan (dat is standaard zo), dan maakt de app op het tabblad Financiën van het project een uitgave aan die al als betaald is gemarkeerd, met de datum van vandaag en de eerste factuur als bewijs.
- Voor een uitgenodigde ingenieur of een teamlid blijft de schakelaar uit, grijs met een slotje, met de melding Alleen de projecteigenaar boekt in Financiën. De aankoop blijft vastgelegd in Inkoop. Er wordt geen uitgave aangemaakt.
- Een tik op de vergrendelde schakelaar opent een venster met je rol in het project en wie de functie kan gebruiken.
Stap 6: De registratie opslaan
Tik op Registratie opslaan. Op een telefoon gaat het uploaden op de achtergrond door en kun je de app gewoon blijven gebruiken; verschijnt de melding Fout bij uploaden, dan is de registratie niet opgeslagen. Wacht op een computer tot Bestanden worden verstuurd... klaar is.
- Leg aankopen vast terwijl je online bent: mislukt het uploaden, dan wordt er niets opgeslagen en moet je de aankoop opnieuw vastleggen
- Facturen en foto's gebruiken je opslagruimte: Hoeveel opslag heb ik: gratis en PRO
Stap 7: Controleren in de lijst
Is het uploaden klaar, dan staat de aankoop op het tabblad Geschiedenis, per maand gegroepeerd. Het label Financiën betekent dat de aankoop een uitgave is geworden. Wie de rol Team heeft, ziet het bedrag alleen bij aankopen die hij zelf heeft geregistreerd; bij de andere staat in plaats van het bedrag een slotje. Registraties kun je niet bewerken: is er iets misgegaan, verwijder de registratie dan en leg de aankoop opnieuw vast. Facturen bekijken, verwijderen en als ZIP exporteren
Een aankoop met factuur vastleggen in Inkoop
Bewaar bij elke aankoop voor het project de factuur en foto's van het materiaal en boek het bedrag, als je wilt, meteen als uitgave in Financiën.
Voor beheerders en teamleden7 stappen
Niet gevonden wat je zocht?
Neem contact op met ons team via WhatsApp of open direct een ticket in de app.